Comprendre les enjeux d’une réunion professionnelle et savoir comment la mener efficacement peut apporter des avantages considérables à votre entreprise. En utilisant l’organisation adéquate, vous pouvez contribuer à augmenter la productivité de l’entreprise et à améliorer la fidélité des employés. Dans cet article, nous allons vous donner quelques conseils à ce sujet.
Participer à l’écoute active
L’écoute active peut être un grand signe de respect envers l’orateur. Cela signifie que vous établissez un contact visuel, que vous hochez la tête en reconnaissance de ce qu’il dit et que vous prenez des notes sur les points clés. Vous montrez ainsi à l’orateur que son temps vous est précieux.
Permettre aux autres d’exprimer leur opinion
En permettant à chacun de contribuer au cours d’une discussion et en ne l’interrompant pas, vous montrez que ses opinions et son expertise sont appréciées.
Identifier la cause et les objectifs de la réunion
Avant de pouvoir réaliser d’autres étapes organisationnelles, vous devez d’abord avoir une raison de convoquer une réunion. Identifiez le type de réunion que vous souhaitez organiser et les principaux points que vous souhaitez aborder.
Décidez du lieu et de la date de la réunion et confirmez la disponibilité
L’espace de réunion contribue à donner le ton.
Vous souhaitez que votre celle-ci soit informelle et intime ? Choisissez une petite salle et installez les chaises en cercle.
Formelle et rigoureuse ? Une salle de conférence sera probablement la meilleure solution.
Des participants seront présents virtuellement ? Assurez-vous que votre équipement permet à chacun d’entendre, de participer ou de voir les personnes présentes dans la salle (si vous utilisez la vidéoconférence).
Organiser votre réunion au sein de notre maison d’hôtes d’entreprises à Charbonnières-les-bains à côté de Lyon dans le Rhône (69), c’est l’assurance de réunir tous ces critères !
Rédiger l’ordre du jour de la réunion
Notez les principaux points que vous souhaitez aborder lors de votre réunion et envoyez votre ordre du jour aux participants quelques jours avant votre réunion. Cela leur rappellera l’engagement qu’ils ont pris et leur permettra de se préparer mentalement aux sujets qui seront abordés.
Salutations et présentations
Commencez par vous présenter formellement, si les participants ne sont pas vos collègues immédiats. Demandez à tous les participants de se présenter s’ils ne se connaissent pas déjà.
Désignez un preneur de notes
Cette personne peut rédiger ou dactylographier le procès-verbal pour que vous puissiez le consulter ultérieurement. La prise de notes détaillées sur une réunion vous permet de voir quels points ont été abordés et peut être envoyée aux participants pour leur rappeler les principaux points à retenir de la réunion.
Questions et idées des participants sur le terrain
Après avoir terminé votre présentation, vous pouvez permettre aux participants de poser des questions et de donner leur avis sur le sujet de discussion de la réunion.
Terminez par un appel à l’action
Concluez la réunion en résumant les prochaines étapes nécessaires. Par exemple, vous pouvez demander à vos participants de collecter des données ou d’utiliser les idées discutées pour améliorer leurs tactiques de vente. Vous devez terminer en leur rappelant la prochaine étape.