Lorsque vous organisez un événement, vous êtes confronté à de nombreuses décisions, mais le choix du lieu et de l’emplacement est la décision qui aura le plus grand impact sur votre événement. Tout, de la date de l’événement à l’expérience des participants, en passant par la liste des orateurs et les options de restauration, dépend du lieu de l’événement et de l’endroit que vous choisissez.
Cela vous semble-t-il un peu intimidant ? Voici quelques conseils pour savoir quand prendre une décision, ce qu’il faut prendre en compte et comment faire au mieux.
Quand commencer à chercher un lieu de réunion ?
Le plus tôt sera le mieux. Une fois que vous avez une bonne compréhension des trois facteurs suivants, vous pouvez commencer votre recherche d’un lieu : budget, taille estimée de l’événement et espace requis.
Réservez le lieu de l’événement au moins 8 mois à l’avance afin de disposer de suffisamment de temps pour planifier celui-ci au mieux.
Ce qu’il faut prendre en considération lors de la recherche d’un lieu de réunion :
Localisation de la salle de réunion
Vous y avez probablement déjà pensé. Pour un événement local, vous rechercherez peut-être un lieu situé à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des participants. Si de nombreux participants viennent de l’extérieur de la ville, un lieu proche de l’aéroport ou de leur hôtel sera avantageux. Dans tous les cas, n’oubliez pas de tenir compte de la circulation, des transports et des possibilités de stationnement.
Capacité de la salle de réunion
Quelle est la capacité ? Vous devez connaître la capacité d’accueil du lieu envisagé afin de vous assurer que celui-ci correspond bien au nombre de participants prévu.
Services et commodités proposés par la salle de réunion
Le lieu dispose-t-il d’une cuisine et peut-il fournir un service de restauration pour votre événement ? A-t-il des capacités audiovisuelles ? Certains lieux disposent d’un équipement audiovisuel intégré que vous pouvez utiliser, tandis que d’autres vous demanderont de l’apporter vous-même.
Ambiance et accessibilité de la salle de réunion
Portez une attention particulière au décor existant à l’intérieur du lieu. Quel est le style de l’architecture et que véhicule l’intérieur du bâtiment ? Si vous organisez un gala, vous aurez probablement besoin d’un lieu différent de celui d’une exposition. Moins l’ambiance correspond à l’atmosphère souhaitée pour votre événement (haut de gamme, haute technologie, etc.), plus vous devrez décorer pour compenser.
L’accessibilité fait référence à la possibilité pour chacun, et notamment pour les personnes ayant des besoins particuliers, d’accéder au bâtiment et à ses équipements. Avant de pouvoir répondre à cette question, vous devez comprendre qui sont vos participants et quels sont leurs besoins.
Acoustique de la salle de réunion
Avez-vous déjà assisté à un événement où le niveau sonore était si élevé qu’il était difficile d’entendre les autres, ce qui vous a causé une fatigue auditive et une perte de voix, le tout en une seule soirée ? Cela est souvent dû à la mauvaise acoustique d’un lieu, c’est-à-dire à la façon dont le son se propage dans le lieu. Un plafond bas donnera l’impression que la salle est confortable, mais elle sera plus bruyante si elle est bondée. Par ailleurs, une grande salle de style entrepôt produira des échos.
Flexibilité sur la date de l’événement
Être flexible sur la date de l’événement peut être un excellent moyen de négocier avec les lieux de réunion. Ils peuvent avoir des dates libres sur leur calendrier qu’ils veulent remplir. En proposant deux ou trois options de date, vous avez plus de chances d’obtenir des prix réduits.
C’est en se basant sur ces critères et recommandations que nous avons conçu et que nous vous proposons à la location nos salles de réunion à Charbonnières-les-Bains à proximité immédiate de Lyon !