Qu’est-ce qu’un workshop ?
On peut définir un atelier ou « workshop » comme un type particulier de réunion avec des objectifs clairs, un groupe de participants choisis dans le but d’atteindre un objectif défini.
En général, on peut dire qu’il s’agit d’une technique permettant d’obtenir rapidement des informations d’une manière convenue entre différents points de vue. Les ateliers sont généralement de courte durée. Ils peuvent se dérouler en une heure ou deux, ou s’étendre sur plusieurs jours. L’important est d’acquérir de nouvelles connaissances ou compétences au cours de son déroulement, ainsi que d’obtenir d’autres points de vue de la part des participants grâce au travail d’équipe et à une communication ouverte. Pour favoriser la collaboration, il est nécessaire de désigner une personne comme facilitateur. L’animateur est chargé de superviser les activités de l’atelier, de fournir une structure, d’aider les participants et de faire avancer la session.
Un atelier peut être utilisé dans de nombreuses situations différentes, qu’il s’agisse de définir et de convenir de plans stratégiques, d’identifier et de hiérarchiser des exigences ou de résoudre des problèmes techniques complexes. En bref, les ateliers sont excellents pour toute situation qui exige des niveaux élevés de collaboration, d’engagement et d’accord entre les différents participants. Les ateliers servent également à promouvoir la confiance et une communication efficace entre les parties prenantes.
Si l’organisation d’un atelier présente de nombreux avantages, un atelier mal exécuté peut générer des conflits, contribuer aux problèmes existants et réduire la confiance dans la réalisation des objectifs visés.
Dès lors, comment faire pour que l’atelier soit un succès ? Quels sont les aspects clés à prendre en compte pour le rendre efficace ? Dans cet article, nous présentons quelques critères essentiels pour assurer le succès de l’atelier.
Rôle du facilitateur (animateur) du workshop
C’est le rôle clé. L’animateur est chargé de veiller à ce que les objectifs de la session soient atteints en dirigeant et en guidant les participants à travers les exercices et les activités de l’atelier.
L’animateur ne doit pas prendre parti et doit être perçu par les participants comme neutre. L’un de ses rôles est de veiller à ce que les opinions de tous les participants aient le même poids et que chacun puisse collaborer de la même manière. L’objectif d’un atelier n’est pas de convaincre, mais de faire en sorte que les différents points de vue collaborent pour parvenir à des accords. Un autre rôle important de l’animateur est de maintenir l’engagement des participants.
Comment Planifier votre workshop ?
La planification d’un atelier est une activité complexe qui demande du temps et de l’expérience. Au minimum, assurez-vous de prendre en compte ces éléments :
Objectifs et résultats Que voulez-vous atteindre au cours de l’atelier ? Quels devraient être les résultats tangibles à produire au cours de l’atelier ?
Les participants Qui doit participer pour que nous puissions atteindre les objectifs et les résultats escomptés ? Idéalement, des groupes de 5 à 15 personnes (pour un seul animateur) représenteront tous les points de vue existants sur le problème ou la situation à résoudre.
Durée, agenda, aspects logistiques Veillez à définir clairement la durée prévue (en fonction des résultats à atteindre) et le programme des activités que les participants doivent connaître. Accordez une attention particulière aux caractéristiques du lieu de l’atelier (normalement une grande salle avec de l’espace pour se déplacer, des tables de travail, des endroits pour accrocher les tableaux de papier/post-its) et au matériel nécessaire (paper board, tableau blanc, post-its, papier, etc.).
Notre maison d’hôtes d’entreprises située à Charbonnières-les-bains, à proximité de Lyon, vous offre un cadre idéal pour organiser vos workshops dans la région Lyonnaise.
Structure et exercices à réaliser De combien de temps les participants auront-ils besoin pour tirer des conclusions ? Quels exercices ou activités doivent être réalisés pour obtenir les résultats escomptés ? Quelles questions doivent être résolues pendant la session et lesquelles ne doivent pas l’être ?
Validation et suivi Comment les conclusions seront-elles documentées ? Comment les résultats seront-ils validés ? Quel suivi sera donné aux participants ?
Définir la Structure du WOrkshop
Les ateliers doivent être considérés comme un exercice intensif de difficulté croissante qui exige la participation et la collaboration de tous les participants.
Pour atteindre les objectifs de la session, il faudra du temps, des efforts et des étapes intermédiaires qui permettront aux participants de se concentrer sur le résultat final. La structure de l’atelier dépendra des objectifs spécifiques à atteindre, mais une structure standard devrait contenir les éléments suivants :
Activités de démarrage
Il s’agit ici de présenter les objectifs, de présenter les participants, de faire connaissance avec les espaces (tableaux à feuilles mobiles, tables de travail, etc.), et de couvrir les règles de l’atelier (utilisation des téléphones portables, ponctualité, etc.). Il est important d’établir des relations positives entre les participants en créant un environnement ouvert et sûr où chacun est égal et où les opinions de chacun ont le même poids.
Les ateliers
C’est là que se produisent les résultats attendus. Ils comprennent différents exercices dont le but est de mettre les participants en action et en réflexion le plus rapidement possible en proposant des défis réalisables, mais avec une difficulté croissante pour atteindre les objectifs de l’atelier. Par exemple, un atelier visant à développer un plan d’action aurait une séquence d’activités similaire à la suivante :
Évaluation/diagnostic de la situation actuelle
Identification des points d’amélioration
Identification et priorisation des actions concrètes d’amélioration
Calendrier et répartition des responsabilités
Analyse des risques
Préparation et validation du plan d’action
Conclusion du workshop
La partie finale d’un atelier doit toujours servir à résumer tout le travail effectué au cours de la session, à présenter les conclusions obtenues et à déterminer quelles seront les prochaines étapes.
N’oubliez pas les commentaires
Avant que les participants ne quittent la session, veillez à recueillir leurs commentaires. Découvrez ce qui, selon eux, s’est bien ou moins bien passé, et comment l’améliorer pour les prochains ateliers.
