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Qu’est-ce qu’un workshop ?

On peut définir un atelier ou « workshop » comme un type particulier de réunion avec des objectifs clairs, un groupe de participants choisis dans le but d’atteindre un objectif défini.

En général, on peut dire qu’il s’agit d’une technique permettant d’obtenir rapidement des informations d’une manière convenue entre différents points de vue. Les ateliers sont généralement de courte durée. Ils peuvent se dérouler en une heure ou deux, ou s’étendre sur plusieurs jours. L’important est d’acquérir de nouvelles connaissances ou compétences au cours de son déroulement, ainsi que d’obtenir d’autres points de vue de la part des participants grâce au travail d’équipe et à une communication ouverte. Pour favoriser la collaboration, il est nécessaire de désigner une personne comme facilitateur. L’animateur est chargé de superviser les activités de l’atelier, de fournir une structure, d’aider les participants et de faire avancer la session.

Un atelier peut être utilisé dans de nombreuses situations différentes, qu’il s’agisse de définir et de convenir de plans stratégiques, d’identifier et de hiérarchiser des exigences ou de résoudre des problèmes techniques complexes. En bref, les ateliers sont excellents pour toute situation qui exige des niveaux élevés de collaboration, d’engagement et d’accord entre les différents participants. Les ateliers servent également à promouvoir la confiance et une communication efficace entre les parties prenantes.

Si l’organisation d’un atelier présente de nombreux avantages, un atelier mal exécuté peut générer des conflits, contribuer aux problèmes existants et réduire la confiance dans la réalisation des objectifs visés.

Dès lors, comment faire pour que l’atelier soit un succès ? Quels sont les aspects clés à prendre en compte pour le rendre efficace ? Dans cet article, nous présentons quelques critères essentiels pour assurer le succès de l’atelier.

Rôle du facilitateur (animateur) du workshop

C’est le rôle clé. L’animateur est chargé de veiller à ce que les objectifs de la session soient atteints en dirigeant et en guidant les participants à travers les exercices et les activités de l’atelier.
L’animateur ne doit pas prendre parti et doit être perçu par les participants comme neutre. L’un de ses rôles est de veiller à ce que les opinions de tous les participants aient le même poids et que chacun puisse collaborer de la même manière. L’objectif d’un atelier n’est pas de convaincre, mais de faire en sorte que les différents points de vue collaborent pour parvenir à des accords. Un autre rôle important de l’animateur est de maintenir l’engagement des participants.

Comment Planifier votre workshop ?

La planification d’un atelier est une activité complexe qui demande du temps et de l’expérience. Au minimum, assurez-vous de prendre en compte ces éléments :

Objectifs et résultats Que voulez-vous atteindre au cours de l’atelier ? Quels devraient être les résultats tangibles à produire au cours de l’atelier ?

Les participants Qui doit participer pour que nous puissions atteindre les objectifs et les résultats escomptés ? Idéalement, des groupes de 5 à 15 personnes (pour un seul animateur) représenteront tous les points de vue existants sur le problème ou la situation à résoudre.

Durée, agenda, aspects logistiques Veillez à définir clairement la durée prévue (en fonction des résultats à atteindre) et le programme des activités que les participants doivent connaître. Accordez une attention particulière aux caractéristiques du lieu de l’atelier (normalement une grande salle avec de l’espace pour se déplacer, des tables de travail, des endroits pour accrocher les tableaux de papier/post-its) et au matériel nécessaire (paper board, tableau blanc, post-its, papier, etc.).
Notre maison d’hôtes d’entreprises située à Charbonnières-les-bains, à proximité de Lyon, vous offre un cadre idéal pour organiser vos workshops dans la région Lyonnaise.

Structure et exercices à réaliser De combien de temps les participants auront-ils besoin pour tirer des conclusions ? Quels exercices ou activités doivent être réalisés pour obtenir les résultats escomptés ? Quelles questions doivent être résolues pendant la session et lesquelles ne doivent pas l’être ?

Validation et suivi Comment les conclusions seront-elles documentées ? Comment les résultats seront-ils validés ? Quel suivi sera donné aux participants ?

Définir la Structure du WOrkshop

Les ateliers doivent être considérés comme un exercice intensif de difficulté croissante qui exige la participation et la collaboration de tous les participants.
Pour atteindre les objectifs de la session, il faudra du temps, des efforts et des étapes intermédiaires qui permettront aux participants de se concentrer sur le résultat final. La structure de l’atelier dépendra des objectifs spécifiques à atteindre, mais une structure standard devrait contenir les éléments suivants :

Activités de démarrage
Il s’agit ici de présenter les objectifs, de présenter les participants, de faire connaissance avec les espaces (tableaux à feuilles mobiles, tables de travail, etc.), et de couvrir les règles de l’atelier (utilisation des téléphones portables, ponctualité, etc.). Il est important d’établir des relations positives entre les participants en créant un environnement ouvert et sûr où chacun est égal et où les opinions de chacun ont le même poids.

Les ateliers
C’est là que se produisent les résultats attendus. Ils comprennent différents exercices dont le but est de mettre les participants en action et en réflexion le plus rapidement possible en proposant des défis réalisables, mais avec une difficulté croissante pour atteindre les objectifs de l’atelier. Par exemple, un atelier visant à développer un plan d’action aurait une séquence d’activités similaire à la suivante :

Évaluation/diagnostic de la situation actuelle
Identification des points d’amélioration
Identification et priorisation des actions concrètes d’amélioration
Calendrier et répartition des responsabilités
Analyse des risques
Préparation et validation du plan d’action

Conclusion du workshop

La partie finale d’un atelier doit toujours servir à résumer tout le travail effectué au cours de la session, à présenter les conclusions obtenues et à déterminer quelles seront les prochaines étapes.

N’oubliez pas les commentaires
Avant que les participants ne quittent la session, veillez à recueillir leurs commentaires. Découvrez ce qui, selon eux, s’est bien ou moins bien passé, et comment l’améliorer pour les prochains ateliers.

Lorsque vous organisez un événement, vous êtes confronté à de nombreuses décisions, mais le choix du lieu et de l’emplacement est la décision qui aura le plus grand impact sur votre événement. Tout, de la date de l’événement à l’expérience des participants, en passant par la liste des orateurs et les options de restauration, dépend du lieu de l’événement et de l’endroit que vous choisissez.

Cela vous semble-t-il un peu intimidant ? Voici quelques conseils pour savoir quand prendre une décision, ce qu’il faut prendre en compte et comment faire au mieux.

Quand commencer à chercher un lieu de réunion ?

Le plus tôt sera le mieux. Une fois que vous avez une bonne compréhension des trois facteurs suivants, vous pouvez commencer votre recherche d’un lieu : budget, taille estimée de l’événement et espace requis.

Réservez le lieu de l’événement au moins 8 mois à l’avance afin de disposer de suffisamment de temps pour planifier celui-ci au mieux.

Ce qu’il faut prendre en considération lors de la recherche d’un lieu de réunion :

Localisation de la salle de réunion

Vous y avez probablement déjà pensé. Pour un événement local, vous rechercherez peut-être un lieu situé à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des participants. Si de nombreux participants viennent de l’extérieur de la ville, un lieu proche de l’aéroport ou de leur hôtel sera avantageux. Dans tous les cas, n’oubliez pas de tenir compte de la circulation, des transports et des possibilités de stationnement.

Capacité de la salle de réunion

Quelle est la capacité ? Vous devez connaître la capacité d’accueil du lieu envisagé afin de vous assurer que celui-ci correspond bien au nombre de participants prévu.

Services et commodités proposés par la salle de réunion

Le lieu dispose-t-il d’une cuisine et peut-il fournir un service de restauration pour votre événement ? A-t-il des capacités audiovisuelles ? Certains lieux disposent d’un équipement audiovisuel intégré que vous pouvez utiliser, tandis que d’autres vous demanderont de l’apporter vous-même.

Ambiance et accessibilité de la salle de réunion

Portez une attention particulière au décor existant à l’intérieur du lieu. Quel est le style de l’architecture et que véhicule l’intérieur du bâtiment ? Si vous organisez un gala, vous aurez probablement besoin d’un lieu différent de celui d’une exposition. Moins l’ambiance correspond à l’atmosphère souhaitée pour votre événement (haut de gamme, haute technologie, etc.), plus vous devrez décorer pour compenser.

L’accessibilité fait référence à la possibilité pour chacun, et notamment pour les personnes ayant des besoins particuliers, d’accéder au bâtiment et à ses équipements. Avant de pouvoir répondre à cette question, vous devez comprendre qui sont vos participants et quels sont leurs besoins.

Acoustique de la salle de réunion

Avez-vous déjà assisté à un événement où le niveau sonore était si élevé qu’il était difficile d’entendre les autres, ce qui vous a causé une fatigue auditive et une perte de voix, le tout en une seule soirée ? Cela est souvent dû à la mauvaise acoustique d’un lieu, c’est-à-dire à la façon dont le son se propage dans le lieu. Un plafond bas donnera l’impression que la salle est confortable, mais elle sera plus bruyante si elle est bondée. Par ailleurs, une grande salle de style entrepôt produira des échos.

Flexibilité sur la date de l’événement

Être flexible sur la date de l’événement peut être un excellent moyen de négocier avec les lieux de réunion. Ils peuvent avoir des dates libres sur leur calendrier qu’ils veulent remplir. En proposant deux ou trois options de date, vous avez plus de chances d’obtenir des prix réduits.

C’est en se basant sur ces critères et recommandations que nous avons conçu et que nous vous proposons à la location nos salles de réunion à Charbonnières-les-Bains à proximité immédiate de Lyon !

Comprendre les enjeux d’une réunion professionnelle et savoir comment la mener efficacement peut apporter des avantages considérables à votre entreprise. En utilisant l’organisation adéquate, vous pouvez contribuer à augmenter la productivité de l’entreprise et à améliorer la fidélité des employés. Dans cet article, nous allons vous donner quelques conseils à ce sujet.

Participer à l’écoute active

L’écoute active peut être un grand signe de respect envers l’orateur. Cela signifie que vous établissez un contact visuel, que vous hochez la tête en reconnaissance de ce qu’il dit et que vous prenez des notes sur les points clés. Vous montrez ainsi à l’orateur que son temps vous est précieux.

Permettre aux autres d’exprimer leur opinion

En permettant à chacun de contribuer au cours d’une discussion et en ne l’interrompant pas, vous montrez que ses opinions et son expertise sont appréciées.

Identifier la cause et les objectifs de la réunion

Avant de pouvoir réaliser d’autres étapes organisationnelles, vous devez d’abord avoir une raison de convoquer une réunion. Identifiez le type de réunion que vous souhaitez organiser et les principaux points que vous souhaitez aborder.

Décidez du lieu et de la date de la réunion et confirmez la disponibilité

L’espace de réunion contribue à donner le ton.
Vous souhaitez que votre celle-ci soit informelle et intime ? Choisissez une petite salle et installez les chaises en cercle.
Formelle et rigoureuse ? Une salle de conférence sera probablement la meilleure solution.
Des participants seront présents virtuellement ? Assurez-vous que votre équipement permet à chacun d’entendre, de participer ou de voir les personnes présentes dans la salle (si vous utilisez la vidéoconférence).
Organiser votre réunion au sein de notre maison d’hôtes d’entreprises à Charbonnières-les-bains à côté de Lyon dans le Rhône (69), c’est l’assurance de réunir tous ces critères !

Rédiger l’ordre du jour de la réunion

Notez les principaux points que vous souhaitez aborder lors de votre réunion et envoyez votre ordre du jour aux participants quelques jours avant votre réunion. Cela leur rappellera l’engagement qu’ils ont pris et leur permettra de se préparer mentalement aux sujets qui seront abordés.

Salutations et présentations

Commencez par vous présenter formellement, si les participants ne sont pas vos collègues immédiats. Demandez à tous les participants de se présenter s’ils ne se connaissent pas déjà.

Désignez un preneur de notes

Cette personne peut rédiger ou dactylographier le procès-verbal pour que vous puissiez le consulter ultérieurement. La prise de notes détaillées sur une réunion vous permet de voir quels points ont été abordés et peut être envoyée aux participants pour leur rappeler les principaux points à retenir de la réunion.

Questions et idées des participants sur le terrain

Après avoir terminé votre présentation, vous pouvez permettre aux participants de poser des questions et de donner leur avis sur le sujet de discussion de la réunion.

Terminez par un appel à l’action

Concluez la réunion en résumant les prochaines étapes nécessaires. Par exemple, vous pouvez demander à vos participants de collecter des données ou d’utiliser les idées discutées pour améliorer leurs tactiques de vente. Vous devez terminer en leur rappelant la prochaine étape.

Vous souhaitez organiser un séminaire, comment en faire un succès ?

S’il est organisé de manière efficace, un séminaire peut vous aider à développer votre leadership et à renforcer votre entreprise. Il peut également accroître la notoriété de la marque et attirer davantage de prospects vers votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un séminaire ?

Un séminaire est un type de réunion qui implique des discussions et des apprentissages sur un sujet choisi. C’est une excellente occasion pour les salariés d’une même entreprise de se réunir et de renforcer leurs connaissances sur un sujet particulier.
Pour les entreprises, l’organisation d’un séminaire peut également être un moyen efficace de rassembler des clients potentiels dans une même pièce et de partager votre expertise avec eux.

Comment organiser un séminaire réussi ?

Déterminez votre objectif

Lorsque vous organisez un séminaire, la première chose à faire est de déterminer votre objectif. Pourquoi organisez-vous ce séminaire ? S’agit-il de développer le leadership intellectuel ? Attirer davantage de personnes vers votre offre ? Informer les gens sur un sujet particulier relatif à votre marque et à votre secteur ? Il y a de fortes chances que votre séminaire soit capable de réaliser toutes ces choses. Il vous suffit de définir vos objectifs dès le départ.

Choisissez le bon lieu

Le coût, la taille et l’emplacement sont les principaux éléments à prendre en compte lors du choix d’un lieu. Un emplacement central est sans doute le meilleur moyen d’attirer les participants. Vous devez vous assurer que l’espace est suffisamment grand pour accueillir tous vos invités. Il est également important de tenir compte des possibilités de valorisation de la marque et de l’infrastructure technique du lieu.

Choisissez la bonne équipe audiovisuelle

L’audiovisuel est l’un des éléments les plus importants d’un séminaire réussi. Sans une projection sur écran et un son efficace, votre séminaire peut facilement tomber à plat. Il est important de choisir une équipe audiovisuelle à la fois professionnelle et disposant de la technologie et de l’équipement adéquats pour vous permettre d’avoir l’esprit tranquille pendant toute la durée de votre événement. Elle peut également vous aider à diffuser votre séminaire en direct ou à le styliser pour lui donner un cachet unique.

Facilitez la mise en réseau

Le réseautage lors d’événements professionnels peut parfois être un peu gênant pour les participants. Pour faciliter la tâche de vos invités, pensez à organiser des jeux pour briser la glace. C’est un bon moyen d’encourager la conversation entre vos participants. C’est aussi un excellent moyen de séparer votre programme et d’éviter la fatigue de l’information.

Faites passer le mot

Une fois que vous aurez organisé votre sujet, rédigé votre ordre du jour et engagé votre équipe audiovisuelle, vous voudrez faire passer le mot. Il existe de nombreuses façons de promouvoir votre séminaire en ligne. Les meilleurs moyens sont de créer des listes sur les sites d’événements, de créer un événement sur Facebook, d’impliquer les médias ou de développer une page de renvoi sur votre site Web avec les détails et le programme de votre événement.

Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour organiser votre prochain séminaire, nous pouvons vous y aider. Contactez-nous dès aujourd’hui.